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Aktuelles:

Vorteile durch externes Compliance Management

07. Juli 2020

Das Schreckgespenst „Coronavirus“ stellt derzeit die Lebensbereiche des Alltags eines jeden auf eine harte Belastungsprobe, vor allem die Wirtschaft ist hart getroffen. Dabei steht auch in diesen ungewöhnlichen Tagen eine Handlungsempfehlung im Vordergrund: „Be compliant!“ Unternehmen stehen derzeit vor der großen Aufgabe, auf der einen Seite ihre Fürsorgepflicht als Arbeitgeber wahrzunehmen und auf der anderen Seite die Aufrechterhaltung der unternehmerischen Betätigung gerade mit Blick auf Liquidität und Rentabilität sicherzustellen.

Global Player versus no resources – Was ist notwendig und zumutbar?

Der auch für mittelständische Unternehmen bestehenden Notwendigkeit, ein Compliance Management System („CMS“) zu implementieren, stehen hier oftmals geringere personelle, organisatorische und finanzielle Ressourcen gegenüber. Die Schaffung einer unternehmensinternen Compliance-Position ist in vielen Fällen zu teuer und der Aufbau des dafür notwendigen Fachwissens zu zeitintensiv. Auch die Übernahme der Chief Compliance Officer („CCO“)-Funktion durch den General Counsel scheitert oftmals bereits daran, dass es eine Rechtsabteilung in vielen kleineren Unternehmen gar nicht gibt. Darüber hinaus ergeben sich mit Blick auf die erheblichen Unterschiede in den Aufgabenstellungen und Arbeitsweisen des Chefsyndikus und des CCO Nachteile einer solchen Doppelfunktion: Während die Compliance-Abteilung vorwiegend proaktiv arbeiten muss, umfassen die Aufgaben der Rechtsabteilung traditionell vor allem reaktive Tätigkeiten. In diesem Zusammenhang sollte auch die vom Vorstand bzw. der Geschäftsführung regelmäßig angestrebte Exkulpation beachtet werden:  Eine wirksame Delegation der Compliance-Aufgaben seitens der Organe ist danach nur an entsprechend geeignete Mitarbeiter möglich. Schließlich kann die Übernahme der CCO-Funktion seitens anderer Mitarbeiter im Unternehmen zu Überlastung und Interessenkonflikten führen.

Vorteile eines externen Compliance Managements

Hier stellt nach unserer Einschätzung das externe Compliance Management eine mit zahlreichen Vorteilen verbundene Alternative dar, insbesondere für innhabergeführte und sich im Familienbesitz befindliche Unternehmen. Ein externer Compliance-Experte profitiert von langjährigen Erfahrungen aus diversen Branchen. Der Komplexität der globalen Umsetzung eines CMS kann ein externer CCO durch ein breiteres Anforderungsprofil und ein Netzwerk aus Experten gerecht werden. Der externe CCO bietet darüber hinaus eine von konzerninterner Politik und Interessenkonflikten unbelastete Beratungsleistung. Auch dessen von Berufs wegen bestehende Verschwiegenheitspflicht und der unvoreingenommene Blick auf interne Abläufe werden von Unternehmen als vorteilhaft bewertet: Eine externe Positionierung erleichtert somit das Vertrauen, die Ansprache („der/die muss es ja als Rechtsanwalt wissen“) und die Überzeugung („steht nicht auf der Payroll“) der Mitarbeiter. Darüber hinaus kann ein externer CCO die Unternehmen entlasten: Die eigenen – oft bereits stark ausgelasteten – Bereiche Recht, Finance und Audit werden nicht zusätzlich beansprucht. Zudem erspart sich das Unternehmen die aufgrund des derzeitigen Fachkräftemangels schwierige Suche nach Mitarbeitern mit Erfahrungen und passendem Know-How. Ein nicht zu vernachlässigendes Argument, das Unternehmen oftmals für die Beauftragung eines externen CCO anführen, sind nicht zuletzt die Kosten! Ein externes Compliance Management führt zu erheblichen Kosteneinsparungen im Vergleich zu der Festanstellung einer internen Fachkraft bzw. zur Ausgestaltung eines Compliance Dezernats. Diese Kostenvorteile können wir im Rahmen unserer langjährigen Erfahrung als externe Compliance Officer nur bestätigen: Ein externes Compliance Management ist für das Unternehmen in der Regel deutlich günstiger als eine In-House-Lösung. Insgesamt reduziert sich damit der Aufwand eines Unternehmens: Mittels vollständiger Flexibilität von Leistungen und Ressourcen können auch arbeitsintensive Phasen optimal und kostensparend bewältigt werden.

Zahnloser Tiger oder integrierter Bestandteil der Unternehmensorganisation?

Abschließend möchten wir auf die aus unserer Sicht entscheidenden Gestaltungsaspekte zur Erreichung des im Fokus stehenden Ziels hinweisen: Das externe Compliance Management darf nicht nur als zahnloser Tiger, sondern muss vielmehr als integrierter Bestandteil der Unternehmensorganisation verstanden werden. Die räumliche Distanz des externen CCO zum Unternehmen wird dabei zum Teil als Herausforderung beurteilt. Der externe CCO sollte sich daher möglichst schnell im Unternehmen vernetzen bzw. nach „Verbündeten“ suchen. Mitarbeitern aus den „Compliance-affinen“ Dezernaten wie Legal, Audit, Tax und IT sollten (Mit-)Verantwortlichkeiten übertragen werden. Des Weiteren sollte eine Einbindung dieser Mitarbeiter in die Compliance Organisation erfolgen. Die fehlende dauerhafte Präsenz vor Ort kann und muss durch regelmäßige Besuche des externen CCO aller Bereiche und Standorte des Unternehmens sowie einer Teilnahme an Management Meetings und Betriebsversammlungen mit Präsentationen des CMS ausgeglichen werden. Darüber hinaus sollten Compliance-Themen in bestehende Kommunikationsinstrumente des Unternehmens wie z.B. die Homepage, das Intranet, eine Mitarbeiterzeitschrift oder Videobotschaften integriert werden. Auch die persönliche Übernahme von Compliance-Schulungen seitens des externen CCO ist zu empfehlen. Zum präventiven Schutz der Mitarbeiter und des Unternehmens vor Rechtsverstößen muss der externe CCO die Mitarbeiter unterstützen und beraten. Insbesondere für den Mittelstand gilt hier der Ansatz „Das Mögliche möglich machen“, d.h. die kreative Suche nach praktikablen Lösungen. Getreu dem Motto „Keep it simple“ verlangt ein effektives CMS die Entwicklung und Implementierung einfacher und für die Mitarbeiter verständlicher Richtlinien und Workflows. Letztlich entscheidend ist, dass der externe CCO das Vertrauen der Mitarbeiter gewinnt, und zwar durch Überzeugung, dass ein effektives CMS im persönlichen Interesse eines jeden Mitarbeiters ist.

Die Mitglieder unseres Teams der Practice Group Wirtschaftsstrafrecht und Compliance unterstützen Sie gerne als externe Compliance Officer sowohl bei dem Aufbau als auch bei der Weiterentwicklung Ihres CMS. Basierend auf langjährigen Erfahrungen als operativ tätige Compliance Officer namhafter mittelständischer Unternehmen können wir Ihnen Hinweise zur rechtlichen und praktischen Ausgestaltung eines effektiven externen Compliance Managements geben.