Wir möchten Ihnen mit den nachfolgenden Questions & Answers die aus unserer Sicht wichtigsten Themenbereiche zum Hinweisgeberschutzgesetz („HinSchG“) erläutern und die uns am häufigsten gestellten Fragen beantworten.
Bitte zögern Sie nicht, uns direkt zu kontaktieren, wenn Sie noch weitere Fragen zum HinSchG haben.
Was ist ein Hinweisgebersystem?
Ein Hinweisgebersystem bezeichnet ein System zur Entgegennahme von Hinweisen auf Rechts- oder Regelverstöße. Sobald die Meldung eines internen oder externen Hinweisgebers (engl. Whistleblower) über ein regelwidriges Verhalten in einem Unternehmen oder einer Behörde eingeht, liegt „Whistleblowing“ vor.
Ab wann wird die Einrichtung eines Hinweisgebersystems Pflicht?
Nach einem langwierigen Gesetzgebungsverfahren ist das Hinweisgeberschutzgesetz („HinSchG“) am 2. Juli 2023 in Kraft getreten. Grundlage des HinSchG ist die EU-Whistleblower Richtlinie vom 23. Oktober 2019.
Private Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten müssen die Vorgaben des HinSchG ab dem 2. Juli 2023 umsetzen; Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten bleibt eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023. Alle Pflichten des HinSchG finden für den öffentlichen Dienst bereits mit Inkrafttreten des Gesetzes Anwendung. Die im HinSchG festgelegte Übergangsfrist für die privaten Beschäftigungsgeber gilt ausdrücklich nicht für den öffentlich-rechtlichen Bereich.
Für wen wird die Einrichtung eines Hinweisgebersystems Pflicht?
Die Verpflichtung, ein Hinweisgebersystem zu implementieren, gilt für Beschäftigungsgeber mit mindestens 50 Beschäftigten. Ist der Bund oder ein Land Beschäftigungsgeber, bestimmen die obersten Bundes- oder Landesbehörden Organisationseinheiten in Form von einzelnen oder mehreren Behörden, Verwaltungsstellen, Betrieben oder Gerichten. Für Gemeinden und Gemeindeverbände und solche Beschäftigungsgeber, die im Eigentum oder unter der Kontrolle von Gemeinden und Gemeindeverbänden stehen, gilt die Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb interner Meldestellen nach Maßgabe des jeweiligen Landesrechts.
Wer fällt unter den Begriff „Beschäftigungsgeber“?
„Beschäftigungsgeber“ im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes sind, sofern mindestens eine Person bei ihnen beschäftigt ist,
- natürliche Personen sowie juristische Personen des öffentlichen und des privaten Rechts,
- rechtsfähige Personengesellschaften und
- sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen.
Wer gilt als „Beschäftigter“ im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes?
Beschäftigte im Sinne des HinSchG sind neben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern auch diejenigen, die zu ihrer Berufsbildung beschäftigt sind, Beamtinnen und Beamte, Tarifbeschäftige, Richterinnen und Richter mit Ausnahme der ehrenamtlichen Richterinnen und Richter, Soldatinnen und Soldaten sowie Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind. Zu diesen gehören auch die in Heimarbeit Beschäftigten und die ihnen Gleichgestellten.
Wie ermittelt sich die Mitarbeiterzahl, die für die Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle bzw. eines Hinweisgebersystems ausschlaggebend ist?
Zur Feststellung der regelmäßigen Beschäftigtenzahl bedarf es eines Rückblicks auf die bisherige personelle Stärke des Betriebes und einer Einschätzung der zukünftigen Entwicklung. Es ist also auf die Zahl der in der Regel von dem Arbeitgeber beschäftigten Arbeitnehmer abzustellen. Eine auf einen bestimmten Stichtag abgestellte Betrachtung soll dabei nicht erfolgen.
Gilt hier der konzernrechtliche Unternehmensbegriff?
Das Hinweisgeberschutzgesetz beantwortet nicht ausdrücklich die Frage, ob Gesellschaften mit weniger als 50 Mitarbeitern, die konzernzugehörig sind, als Beschäftigungsgeber unter 50 Mitarbeiter gelten oder wegen ihrer Konzernzugehörigkeit als Beschäftigungsgeber über 50 Mitarbeiter gelten. Aus Gründen der Rechtssicherheit empfehlen wir jedoch die Anwendung des konzernrechtlichen Unternehmensbegriffs und damit eine Zusammenrechnung aller Mitarbeiter eines Konzerns im Hinblick auf die Entscheidung, ob das Hinweisgeberschutzgesetz anwendbar und damit ein Hinweisgebersystem erforderlich ist oder nicht.
Wer kann die Funktion einer Hinweisgeberstelle übernehmen?
Eine interne Meldestelle kann mit einer beim Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit beschäftigten Person, einer aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder einem Dritten besetzt werden.
Mehrere private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können für die Entgegennahme von Meldungen und für die weiteren nach diesem Gesetz vorgesehenen Maßnahmen eine gemeinsame Stelle (ein gemeinsames Hinweisgebersystem) einrichten oder betreiben.
Es gibt dabei keine Vorgaben dazu, welche Personen oder Arbeitseinheiten am besten geeignet sind, um diese Aufgabe aufzuführen. Dies hängt von der jeweiligen Organisationsstruktur, der Größe und der Art der ausgeübten Tätigkeiten ab.
Folgende Voraussetzungen müssen jedoch bei der internen Meldestelle vorliegen:
- Unabhängigkeit
- Ausschluss möglicher Interessenkonflikte mit anderen Aufgaben
- Notwendige Fachkunde (z.B. durch regelmäßige Schulungen der mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen)
Es können auch externe Dritte mit der Einrichtung und dem Betreiben des internen Hinweisgebersystems beauftragt werden. Insbesondere die Beauftragung externer Anwälte als Ombudspersonen ist weiterhin möglich, die die zusätzliche Aufgabe des Betreibens einer internen Meldestelle übernehmen können.
Welche Vorteile hat die Besetzung der internen Hinweisgeberstelle mit einem externen Rechtsanwalt?
Wegen der Sensibilität der vermittelten Informationen ist eine externe Besetzung der Hinweisgeberstelle mit einem Rechtsanwalt zu empfehlen, der kraft Berufsrechts zur Verschwiegenheit verpflichtet ist.
So werden auch potentielle Interessenkonflikte vermieden, die bei einer internen Lösung entstehen können.
Darüber hinaus kann ein Rechtsanwalt eine erste Einschätzung der ihm mitgeteilten Informationen vornehmen sowie eine Empfehlung hinsichtlich der weiteren Vorgehensweise geben.
Für wen muss das interne Hinweisgebersystem zugänglich sein?
Das interne Hinweisgebersystem muss zumindest den eigenen Beschäftigten und dem Beschäftigungsgeber überlassenen Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer offenstehen.
Darüber hinaus können die zur Einrichtung verpflichteten Stellen selbst entscheiden, ob das interne Hinweisgebersystem auch außenstehenden Personen, die im beruflichen Kontakt zu der Stelle stehen und dort einen Verstoß beobachten, offenstehen soll.
Was kann ein Hinweisgeber melden?
Das Gesetz sieht die Meldung von folgenden Informationen vor:
1. Verstöße, die strafbewehrt sind,
2. Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
3. sonstige Verstöße gegen die in § 2 Ziff. 3 HinSchG aufgeführten Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft.
Wie können Hinweise übermittelt werden?
Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person der internen Meldestelle zu ermöglichen.
Kann ich einen Hinweis auch anonym melden?
Eine Pflicht der internen Meldestellen zur Einrichtung einer anonymen Meldemöglichkeit besteht nicht. Allerdings sollten anonym eingehende Meldungen bearbeitet werden.
Auch wenn das Hinweisgeberschutzgesetz keine Verpflichtung zur Einrichtung einer anonymen Meldemöglichkeit vorsieht, wird dies dringend empfohlen.
Ist der Hinweisgeber über den Eingang seiner Meldung an das interne Hinweisgebersystem zu informieren?
Dem Hinweisgeber muss innerhalb von maximal 7 Tagen eine Bestätigung über den Eingang seiner Meldung an das interne Hinweisgebersystem zukommen.
Ist der Hinweisgeber über Folgemaßnahmen im Zusammenhang mit seiner Meldung an das interne Hinweisgebersystem zu informieren?
Der Hinweisgeber ist über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen im Zusammenhang mit seiner Meldung an das interne Hinweisgebersystem sowie über die Gründe für diese innerhalb von maximal drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs der Meldung zu informieren.
Stehen mir neben dem internen Hinweisgebersystem noch andere Meldekanäle zur Verfügung?
Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können frei wählen, ob sie sich an eine interne Meldestelle oder eine externe Meldestelle wenden.
Diese Personen sollten in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.
Ausnahmsweise können Informationen über Verstöße auch offengelegt werden, wenn
- zunächst eine externe Meldung erstattet wurde und hierauf innerhalb der Fristen keine geeigneten Folgemaßnahmen ergriffen wurden oder keine Rückmeldung über das Ergreifen geeigneter Folgemaßnahmen erfolgt ist oder
- der Hinweisgeber hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass
- der Verstoß eine unmittelbare oder offenkundige Gefährdung des öffentlichen Interesses darstellen kann,
- im Fall einer externen Meldung Repressalien zu befürchten sind oder
- Beweismittel unterdrückt oder vernichtet werden könnten, Absprachen zwischen der zuständigen externen Meldestelle und dem Urheber des Verstoßes bestehen könnten oder aufgrund sonstiger besonderer Umstände die Aussichten gering sind, dass die externe Meldestelle wirksame Folgemaßnahmen einleiten wird.
Für welche Personen gelten die Schutzbestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes?
Die Schutzbestimmungen gelten für hinweisgebende Personen, die entweder über interne oder externe Meldestellen Informationen über Verstöße i.S.v. § 2 HinSchG melden oder diese nach den Voraussetzungen dieses Gesetzes offenlegen, sofern sie zum Zeitpunkt der Meldungen oder Offenlegung hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass die Informationen der Wahrheit entsprechen und in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen.
Darüber hinaus werden auch natürliche Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind.
Nicht geschützt werden hingegen Personen, die missbräuchlich oder böswillig falsche Informationen an das Hinweisgebersystem melden.
Wie wird der Hinweisgeber geschützt?
Gegen hinweisgebende Personen (Hinweisgeber, Whistleblower) gerichtete Repressalien sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben.
Als „Repressalie“ werden alle Benachteiligungen bezeichnet, die Folge einer Meldung oder Offenlegung sind. Solche benachteiligenden Handlungen oder Unterlassungen können beispielsweise die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, die vorzeitige Beendigung eines Werk- oder freien Dienstvertrages, die Verweigerung der Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen, eine Abmahnung im Arbeitsverhältnis, Disziplinarmaßnahmen, Schädigung (einschließlich Rufschädigung) oder das Herbeiführen finanzieller Verluste sein.
Es gilt hier eine Beweislastumkehr zugunsten der hinweisgebenden Person in Verfahren vor Gerichten oder Behörden, die sich auf eine von der hinweisgebenden Person erlittene Benachteiligung beziehen. Wenn die hinweisgebende Person geltend macht, diese Benachteiligung infolge ihrer Meldung oder Offenlegung erlitten zu haben, wird dies grundsätzlich vermutet. Dann obliegt es der Person, die die benachteiligende Maßnahme ergriffen hat, zu beweisen, dass diese Maßnahme auf hinreichend gerechtfertigten Gründen basierte oder dass sie nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruht.
Bei einem Verstoß gegen das Verbot von Repressalien ist der Verursacher verpflichtet, der hinweisgebenden Person den daraus entstehenden Schaden zu ersetzen.
Darüber hinaus kann eine hinweisgebende Person nicht für die Beschaffung von oder den Zugriff auf Informationen, die sie gemeldet oder offengelegt hat, rechtlich verantwortlich gemacht werden, sofern die Beschaffung nicht als solche oder der Zugriff nicht als solcher eine eigenständige Straftat darstellt.
Für wen gilt das Vertraulichkeitsgebot?
Die Meldestellen haben die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren:
- der hinweisgebenden Person (Hinweisgeber, Whistleblower),
- der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und
- der sonstigen in der Meldung genannten Personen.
Die Identität darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden.
Ist bei einem Verstoß gegen das Hinweisgeberschutzgesetz mit Sanktionen zu rechnen?
Ordnungswidrig handelt, wer
- wissentlich unrichtige Informationen offenlegt,
- eine Meldung behindert,
- nicht dafür sorgt, dass eine interne Meldestelle eingerichtet ist und betrieben wird,
- eine Repressalie ergreift oder
- die Vertraulichkeit nicht wahrt.
Auch der Versuch einer vorgenannten Ordnungswidrigkeit kann geahndet werden.
Der Bußgeldrahmen beträgt
- bei der Verhinderung von Meldungen sowie beim Ergreifen von Repressalien oder bei Verstößen gegen die Pflicht zur Wahrung der Vertraulichkeit bis zu EUR 50.000,-,
- für Offenlegung wissentlich unrichtiger Informationen oder fehlender Einrichtung einer internen Meldestelle bis zu EUR 20.000,-