„Mutiges“ Petzen und Anschwärzen?

„Der größte Lump im ganzen Land, das ist und bleibt der Denunziant“ – ein weitläufig bekanntes Zitat, welches Hoffmann von Fallersleben zugeschrieben wird. Entsprechend negativ ist im deutschen aber auch teilweise im europäischen Kulturkreis – historisch bedingt – das Absetzen von Hinweisen zur Meldung vermeintlicher Gesetzesverstöße oder Missstände besetzt. Da kommt der englische Begriff des „Whistleblowing“ schon etwas positiver daher; hierunter wird eher die Warnung, denn das „Verpfeifen“ verstanden und das Ganze mit einer Zivilcourage bzw. Mut der Hinweisgeberin oder des Hinweisgebers verbunden. 

Angesichts dessen erscheint es mehr als verständlich, dass viele Unternehmen der Einführung eines internen Hinweisgebersystems in der Vergangenheit eher kritisch oder zurückhaltend gegenüberstanden. Man sah die vielzitierte Betriebskultur in Gefahr und fürchtete ein Klima wechselseitiger Verdächtigungen. 

Seit der Einführung des Hinweisgeberschutzgesetzes im Jahr 2023 besteht nunmehr in Deutschland allerdings sowohl für Unternehmen der Privatwirtschaft als auch für öffentlich-rechtliche Organisationen ab einer Anzahl von 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Verpflichtung zur Einrichtung von Meldesystemen bei Gewährleistung der gesetzlich definierten Standards. Gleiches gilt in allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union, in denen die EU-Whistleblowing-Richtlinie mittlerweile in nationales Recht umgesetzt wurde. Damit haben Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber endlich eine gesetzliche Grundlage bekommen, die sie u. a. auch arbeitsrechtlich vor Repressalien schützt, wenn sie in guter Absicht Sachverhalte melden, bei denen der Verdacht auf ein rechtswidriges Verhalten mit Bezug zum Unternehmen besteht. Gestärkt werden damit unzweifelhaft auch die Compliance und der Schutz der Unternehmen und Organisationen vor finanziellen Schäden: Denn indem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Verdachtsfälle melden, werden potenzielle Rechtsverstöße früher erkannt und damit wirtschaftlicher Schaden reduziert, der „Nachahmung“ in der Organisation wird vorgebeugt und schließlich werden drohende Sanktionen sowie etwaige Reputationsschäden abgewehrt. 

Die bisherigen Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass es unabhängig von der Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung viele weitere Argumente für das Vorhalten eines Meldesystems gibt. 

Der größte Vorbehalt gegen die Einführung eines Whistleblower-Systems bestand und besteht meistens in der Sorge, dass das System missbraucht und verdiente Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter vorsätzlich zu Unrecht beschuldigt werden. Die bisherigen Erfahrungen aus der Praxis belegen eindeutig, dass dies in Deutschland (bisher) selten vorkommt. Zwar gibt es Meldungen, durch die ein Verdacht geäußert wird, der sich nach interner Untersuchung nicht bestätigt. Allerdings liegen in den meisten Fällen objektive Kriterien vor, die einen sogenannten Anfangsverdacht rechtfertigen, der sich nach Abklärung eben nicht bewahrheitet. Dass ein derartiger Hinweis mit nachweislich falschen Tatsachenbehauptungen erhoben wird, um Dritten – aus welchen Motiven auch immer – zu schaden, ist jedoch die absolute Ausnahme. Das belegen inzwischen auch wissenschaftliche Untersuchungen. Gleichwohl muss man die Möglichkeit des Missbrauchs immer mit einkalkulieren. Hiergegen hilft nur das klare und in einer Richtlinie geregelte Bekenntnis zur Unschuldsvermutung bis zum Beweis des Gegenteils.  

Neben der Feststellung, dass eingeführte Systeme kaum missbraucht werden, sprechen weitere gute Gründe dafür, dass die Implementierung eines Hinweisgeberschutzes mehr als die reine Erfüllung einer gesetzlichen Auflage sein kann. So verlangen etwa Großunternehmen im Rahmen der sogenannten „Third Party Compliance“ von ihren Lieferanten vermehrt den Nachweis von Mindeststandards in der Prävention. Hierzu zählt auch das Vorhandensein eines eigenen Whistleblowing-Systems. Und auch mit Blick auf die Aufarbeitung tatsächlicher Verstöße gibt es gute Argumente für ein effizientes Hinweisgebersystem: Durch die interne Behandlung sensibler Sachverhalte, die durchaus strafrechtliche Relevanz haben können, bleibt das Unternehmen Herr des Verfahrens und kann unter Berücksichtigung der Firmeninteressen autonom entscheiden, ob es beispielsweise einen Vorgang bei staatlichen Stellen zur Anzeige bringt oder diesen lediglich intern aufarbeitet. Bei Ermittlungen durch staatliche Behörden ist das Unternehmen schließlich oft nur „Zuschauer“ ohne Einfluss; eigene Verfahrensrechte kennt die Strafprozessordnung für geschädigte Firmen in der Regel nicht. Nicht selten wird dann durch eine öffentliche Berichterstattung ein vollkommen verfälschtes Bild dargestellt und das Unternehmen, welches eigentlich Opfer ist, zum „Täter“ gemacht.  

Mit Blick auf die hier genannten Aspekte und Erfahrungen aus der Praxis kann nach zwei Jahren der gesetzlichen Regelung in Deutschland ganz klar bilanziert werden, dass nicht nur die Ratio für die Einführung eines internen Hinweisgebersystems spricht, sondern auch die weit überwiegend positiven Erfahrungen dies bestätigen.

Was wird gemeldet?

Nicht zu unterschätzen ist die Bedeutung von Meldesystemen als eine Art „Kummerkasten“. Sehr oft nutzen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter gerade die externe Ombudsstelle, um sprichwörtlich Dampf abzulassen und auf vermeintliche Missstände hinzuweisen. In vielen Fällen haben die Meldungen mit zwischenmenschlichen Konflikten im Unternehmen zu tun. Und damit sind wir schon bei der ersten großen Kategorie der Meldungen, nämlich denjenigen, die im weitesten Sinne dem Personalbereich zuzuordnen sind. Hier erledigen sich viele Vorgänge von selbst, weil die Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber nicht in der Lage sind, die Vorwürfe näher zu konkretisieren und Vorfälle unter Angabe von Zeit, Ort etc. detailliert zu beschreiben. Die verbleibenden Fälle lassen sich oft durch geeignete innerbetriebliche Maßnahmen, wie eine Mediation, einer Befriedung zuführen. 

Die zweite namhafte Kategorie von Meldungen betrifft ein Phänomen, welches in Deutschland massiv unterschätzt wird, nämlich sogenannte „Innentäterinnen“ bzw. „Innentäter“. Hierbei handelt es sich um Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, die den Pfad der Tugend verlassen haben und das Unternehmen oft über Jahre unentdeckt massiv schädigen, indem sie auf ausgeklügelte Art und Weise – teilweise im kollusiven Zusammenwirken mit Dritten – in die Firmenkasse greifen. Leider belegen wissenschaftliche Untersuchungen, dass diese kriminellen Kolleginnen und Kollegen oft in einer Vertrauensposition sitzen und man für sie die „Hand ins Feuer“ legen würde. Man geht pro Jahr von mehreren Milliarden (!) Euro Schaden aus, die durch diesen Täterkreis verursacht werden – und das nur in Deutschland. Grundlage dieser Annahme sind beispielsweise die jährlichen Regulierungen der deutschen Vertrauensschadenversicherer.¹ Neben einem internen Kontrollsystem sind Hinweisgebersysteme anerkanntermaßen das wirksamste Mittel zur Aufdeckung dieser Machenschaften.

Ausgestaltung und Implementierung

Zum Abschluss noch Anmerkungen zur inhaltlichen Ausgestaltung von Meldesystemen: Wichtig ist zunächst eine gute interne Kommunikation mit dem unverzichtbaren „Tone from the Top“ der Inhaberschaft oder der Geschäftsleitung, um sowohl Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch den Betriebsrat von der Sinnhaftigkeit und dem Nutzen zu überzeugen. Ferner empfiehlt es sich aus mehreren Gründen, eine externe Berufsträgerin oder einen externen Berufsträger, die oder der kraft Gesetzes zur Verschwiegenheit verpflichtet ist (z.B. Rechtsanwältin bzw. -anwalt), als Ombudsperson einzusetzen. Eine interne Vertrauensperson würde ihr Wissen über sehr sensible Vorgänge ungeschützt mitnehmen, wenn sie das Unternehmen verlässt. Auch lassen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der Gewährleistung von Vertraulichkeit und Anonymität bei einer extern besetzten Ombudsperson besser überzeugen. Schließlich können Hinweise dann außerhalb des Firmennetzwerkes abgesetzt werden und sind intern nicht verfolgbar. 

Zu empfehlen ist schließlich, das Meldesystem auch für anonyme Hinweise zugänglich zu machen. Hier enthält das Hinweisgeberschutzgesetz einen handwerklichen Fehler, weil es nach seinem Wortlaut keine Verpflichtung zur Annahme und Bearbeitung anonymer Meldungen enthält. Tatsächlich sind es aber oft die anonymen Hinweise, die zur Aufdeckung strafrechtlich relevanter Machenschaften mit erheblichen Vermögensschäden (Fraud-Fälle) führen. Deshalb sollte das Hinweisgebersystem auch für diejenigen Whistleblowerinnen und Whistleblower ein Angebot enthalten, die den Mut haben, den Sachverhalt zu melden, aber ihre Identität nicht preisgeben wollen.   

Adäquate Lösungen, die diese Option beinhalten, sind Hinweisgeberportale, die eine Alternative zu schlichten Meldestellen darstellen. Solche digitalen Portale werden über einen – im Unternehmen kommunizierten – Link erreicht, verfügen über mehrere Sprachen und ermöglichen in der Regel in wenigen Schritten die Abgabe einer Meldung bei vollständiger Wahrung der Anonymität. Idealerweise erhält die Hinweisgeberin oder der Hinweisgeber im Anschluss einen Code, der einerseits als Bestätigung der Eingabe dient und andererseits ermöglicht, sich zu einem späteren Zeitpunkt wieder in das System einzuloggen. Dort kann oft nicht nur die abgegebene Meldung eingesehen werden, es gibt auch weitere Optionen, eine Chatfunktion etwa, die einen Austausch der Ombudsperson mit einem vollständig anonym verbleibenden Whistleblower ermöglichen, der im Übrigen auch keine Spuren hinterlässt, da eben nicht über E-Mail kommuniziert wird. Diese Möglichkeit hat in der Praxis große Bedeutung, da es in den meisten Fällen Rückfragen an die hinweisgebende Person gibt, um die Plausibilität der Meldung abzuklären oder die notwendige Untersuchung zielführend zu steuern. Weitere Vorteile des Einsatzes einer solchen digitalen Lösung sind die Gewährleistung der Cyber-Sicherheit und die mangelnde Konnexität zum Firmennetzwerk. 

Als Fazit lässt sich daher festhalten: Es liegt im Interesse von Unternehmen, mutigen Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern unabhängig von einer bestehenden Regulatorik geeignete Angebote zur Abgabe relevanter Meldungen zu machen. Dies dient in vielen Fällen zur Vermeidung oder wenigstens zur Reduzierung von wirtschaftlichen Schäden und ermöglicht eine interne Aufklärung unter Wahrung eigener Interessen.