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Aktuelles:

Die Folgen der EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutz: Hinweisgebersysteme werden ab Dezember 2021 Pflicht

15. Januar 2020

Die Voraussetzungen für einen stärkeren Schutz von Hinweisgebern in der Europäischen Union liegen endlich vor: Nach Inkrafttreten der EU-Whistleblowing-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937) am 16.12.2019 haben die EU-Mitgliedsstaaten nun bis Dezember 2021 Zeit, diese Richtlinie in nationales Recht umzusetzen.

Die neuen Regelungen verpflichten Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern, diesen Mitarbeitern sowie Geschäftspartnern oder anderen externen Dritten unterschiedliche Meldekanäle anzubieten. Damit sollen Hinweise auf tatsächliche und potentielle Compliance-Verstöße wie Steuerbetrug, Verstöße gegen wettbewerbsrechtliche Vorschriften, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche oder Datenschutzverletzungen vertraulich und – soweit gesetzlich zulässig – anonym möglich sein. Oberste Priorität hat dabei die Gewährleistung der Geheimhaltung der Identität des Hinweisgebers.

Der Hinweisgeber kann den Compliance-Verstoß schriftlich, elektronisch, telefonisch oder persönlich melden. Grundsätzlich ist der Whistleblower spätestens drei Monate nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung über die eingeleiteten Folgemaßnahmen zu informieren. 

Verstärkte Berücksichtigung findet jetzt der Schutz des Hinweisgebers vor allen denkbaren Benachteiligungen wie z.B. Kündigungen, Diskriminierungen, schlechten Bewertungen, Herabstufungen oder unterlassenen Beförderungen: Nach dem sogenannten Drei-Stufen-Modell soll der Whistleblower zunächst bei internen Meldungen geschützt werden, es sei denn, er meldet wissentlich falsche oder irreführende Informationen. Auf der zweiten Stufe soll ihm dieser Schutz auch bei externen Meldungen zukommen, also solchen an die, von den einzelnen EU-Mitgliedstaaten jeweils noch zu bestimmenden, zuständigen Behörden. Das setzt voraus, dass innerhalb der dafür bestimmten Frist keine Folgemaßnahmen ergriffen wurden oder dem Hinweisgeber das interne Meldesystem nicht zur Verfügung stand bzw. nicht bekannt war. Schließlich wird der Hinweisgeber auch dann geschützt, wenn er den Compliance-Verstoß publik macht. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die externe Meldung nicht zur Beseitigung des Rechtsverstoßes geführt hat oder das öffentliche Interesse unmittelbar oder offenkundig gefährdet ist.

BDO Legal befürwortet diesen verschärften Hinweisgeberschutz: Hinweisgeber werden durch diesen gesetzlich verankerten Schutz endlich entsprechend wertgeschätzt. Die bisher oftmals bestehende Angst vor Repressalien oder davor, als „Nestbeschmutzer“ des Unternehmens zu gelten, stand der Anzeige von Compliance-Verstößen bisher in vielen Fällen entgegen. Der nunmehr erreichte Schutz der Whistleblower erhöht deren Motivation und verringert damit auch die Hemmschwelle, Hinweise auf Fehlverhalten anzuzeigen. Den gefürchteten Benachteiligungen der Whistleblower soll damit ein Ende bereitet werden. 

Flankierend zu diesem Schutz des Hinweisgebers werden nach den Regelungen der EU-Whistleblower-Richtlinie diejenigen bestraft, die Hinweisgeber maßregeln, deren Identität preisgeben oder Meldungen verhindern oder dies zumindest versuchen.

BDO Legal empfiehlt den Gesellschaften, die noch nicht über einen internen Meldekanal verfügen, möglichst zeitnah zu handeln. Das Team der Practice Group Wirtschaftsstrafrecht und Compliance unterstützt Sie gerne bei der Entwicklung und Implementierung eines neuen sowie der entsprechenden Anpassung Ihres bisherigen Hinweisgeber-Systems. Die klare Definition zeitlicher Abläufe und Zuständigkeiten sowie die entsprechende Schulung des für die Führung des Hinweisgebersystems verantwortlichen Personals sind dabei aus unserer Sicht unbedingt zu beachten. Daneben sollte die Kommunikation des Hinweisgebersystems innerhalb des Unternehmens und gegenüber Externen besonders berücksichtigt werden. Wir empfehlen hier die Nutzung möglichst vieler unterschiedlicher Kommunikationsmittel bzw. -kanäle (z.B. Homepage, unternehmenseigenes Intranet, Schulungen, Mitarbeiteranschreiben und -versammlungen) und deren häufigen Einsatz. In diesem Zusammenhang ist auch der Tone from the Top von entscheidender Bedeutung: Die positive Wahrnehmung von Whistleblowing innerhalb des Unternehmens wird damit gestärkt.

Ein effektives Hinweisgebersystem hat letztlich erhebliche Bedeutung für das Compliance Management System eines Unternehmens: Das dadurch erreichte verbesserte Compliance-Verständnis bei den Mitarbeitern fördert deren integres Verhalten. Das Image als ethisches und integres Unternehmen wird gestärkt. Die vermehrte Meldung von Compliance-Verstößen führt zu einer vermehrten Aufklärung von Compliance-Vorfällen und damit auch zur Vermeidung finanzieller Schäden. Bestenfalls kann so die Anzahl der Missstände im Unternehmen reduziert werden.

Abschließend möchten wir darauf hinweisen, dass wir neben der reinen Beratung bei der Etablierung von Hinweisgebersystemen auch die Übernahme der Funktion als Hinweisgeberstelle anbieten. Ein Anwalt von BDO Legal ist in diesem Fall als externer Ombudsmann tätig. Dieses Angebot wurde in der Vergangenheit bereits von zahlreichen der von uns beratenden Unternehmen wahrgenommen.